4. Voorbereiding op implementatie

Voordat je AIOC kunt gebruiken, zijn er een paar stappen die je moet volgen. We geven een overzicht van de benodigde afspraken, het stappenplan en praktische tips om goed voorbereid te starten.

4.1 Draaiboek dagopnamenmodel

Voor ziekenhuizen die het dagopnamenmodel van AI ondersteund coderen gaan implementeren is een draaiboek gemaakt waarin alle informatie beschreven staat.

Het draaiboek is bedoeld om de ziekenhuizen inzicht te geven in de werking en capaciteiten van het AI-model. Daarnaast geeft het een beeld van de implementatie stappen. Waar nodig wordt onderscheid gemaakt tussen trainingsziekenhuizen (de huizen die hun data ter beschikking stellen voor het trainen van het AI-model) en inferentieziekenhuizen (waar het AI-model enkel wordt toegepast).

Het draaiboek van het dagopnamenmodel van AI ondersteund coderen is hieronder te vinden: Draaiboek dagopnamenmodel AI-ondersteund coderen januari 2025.pdf

De bijlagen van het draaiboek kunnen via ai-coderen@dhd.nl worden opgevraagd:

• Bijlage A: bijsluiter informatiebeveiliging

• Bijlage B: validatierapport AI-model

• Bijlage C: de dienstverleningsovereenkomst (DVO)

• Bijlage D: de verwerkersovereenkomst (VWO)

• Bijlage E: het datamodel voor de aanlevering van de brongegevens

• Bijlage F (indien van toepassing): het dagopnamen data-extractie-script voor Chipsoft HiX (6.1, 6.2 en 6.3) dat is geschreven door het Maasstad Ziekenhuis, Diakonessenhuis Utrecht en Ziekenhuis Rijnstate of voor EPIC dat is geschreven door ETZ.

4.2 Overeenkomsten

Voor het gebruik van AI ondersteund coderen is het noodzakelijk dat er twee overeenkomsten ondertekend worden door zowel het ziekenhuis als DHD:

Dienstverleningsovereenkomst (Bijlage C van draaiboek)
Verwerkersovereenkomst (Bijlage D van draaiboek)

De overeenkomsten zijn op te vragen via ai-coderen@dhd.nl

Een functionaris gegevensbescherming (FG), information security officer (ISO) of jurist van het ziekenhuis zal deze overeenkomsten moeten beoordelen. Nadat de FG, ISO of jurist van uw ziekenhuis goedkeuring heeft verleend zullen de dienstverlenings- en verwerkersovereenkomsten door een tekenbevoegde functionaris van het ziekenhuis moeten worden ondertekend.

Mochten er vragen zijn over de overeenkomsten dan kan contact opgenomen worden met het projectteam AI-coderen bij DHD via ai-coderen@dhd.nl.

4.3 Stappenplan implementatie

Voor de implementatie van het AI-model in uw ziekenhuis hanteren we het volgende stappenplan: Infographic stappenplan AI ondersteund coderen dagopnamenmodel versie juli 2025.pdf

Dit plan helpt bij de coördinatie van de werkzaamheden in het ziekenhuis en zorgt ervoor dat medewerkers van DHD tijdig bij de voorbereidende werkzaamheden worden aangehaakt.

Stap 1 - Kennismaking

Kennismaking en algemene presentatie over AI ondersteund coderen. Na afloop ontvangt u een informatiepakket over AI ondersteund coderen.

Stap 2 - Kick-off meeting

De dienstverleningsovereenkomst en de verwerkersovereenkomst zijn zowel door het ziekenhuis als door DHD getekend en tijdens een (online) meeting wordt met alle benodigde functionarissen doorgenomen welke stappen ondernomen moeten worden om te starten met AI ondersteund coderen.

De betrokken functionarissen:

opdrachtgever (meestal teamleider/hoofd/manager zorgadministratie)
een projectleider (om de implementatie te coördineren)
medisch codeurs (om de resultaten van het model te beoordelen)
iemand van BI (voor de data extractie)
iemand van systeembeheer if de IT afdeling (voor de server installatie)

Stap 3 - Installatiefase ziekenhuis

Het ziekenhuis gaat aan de slag met het inrichten van de technische vereisten zoals in hoofdstuk 3 van deze installatiegids zijn beschreven. Let op dat er verschillende systeemvereisten en hardware vereisten zijn voor trainingsziekenhuizen en inferentieziekenhuizen.

Controleer of alles goed is geïnstalleerd met behulp van het formulier: Formulier aansluiting ziekenhuis AI ondersteund coderen juli 2025.docx

Stap 4 - Server controleren

Als de stappen in de installatiegids zijn uitgevoerd kan DHD aan de slag met het testen van de inlog en de server. Als de server helemaal goed is ingericht en DHD de server kan benaderen via de beveiligde verbinding kan worden overgegaan tot stap 5 - Vantage6 node installatie.

Stap 5 - Vantage6 node installatie

De volgende stap is het installeren van een vantage6 node door het ziekenhuis met ondersteuning van DHD. Vantage6 wordt gebruikt om op een veilige manier het model op afstand toe te kunnen passen. Voor meer informatie over vantage6 die hoofdstuk 3 van deze installatiegids.

Stap 6 - Eerste aanlevering

Als de vantage6 node is geïnstalleerd kan het ziekenhuis een dataset conform het datamodel klaarzetten, zodat DHD dit kan valideren. Het datamodel vind je terug in onze installatiegids, zie hoofdstuk 5.

Stap 7 - Data valideren

De data die is klaargezet wordt gevalideerd door DHD en de uitkomsten (validatierapport) worden met het ziekenhuis besproken. Door DHD wordt de data kwaliteit gecontroleerd en gekeken of het aansluit op het model. Vanuit het ziekenhuis moet gecontroleerd worden of de data die meegeleverd wordt ook compleet is. Denk hierbij aan of alle documenten die in het EPD te zien zijn ook in de dataset aanwezig zijn. Dit kan het beste steekproefsgewijs met een medisch codeur gedaan worden.

Stap 8 - Koppeling met EPD

Als de resultaten van het AI-model goed zijn wordt de koppeling met het EPD getest en ingericht, zodat de resultaten van het AI-model in het EPD in te lezen zijn.

Stap 9 - Aanleverschema

Als de eerste resultaten goed zijn, wordt een schema afgestemd op welke momenten het ziekenhuis een dataset op de server klaar zet. Het aanleverschema wordt per jaar afgestemd door DHD en het ziekenhuis.

Het aanleverschema kan er bijvoorbeeld zo uit zien: 

• Dagopnamen van jan – mrt 2025: dataset op server in eerste week juni

• Dagopnamen van apr – jun 2025: dataset op server in eerste week van sep

• Dagopnamen van jul – sep 2025: dataset op server in eerste week van nov

• Dagopnamen van okt – dec 2025: dataset op server in eerste week van feb (ivm jaarafsluiting in feb ipv maart laatste aanlevering voor 2025 door deadline LBZ eind maart)

Stap 10 - Inferentie (toepassen model)

DHD past het model volgens het aanleverschema toe en de resultaten worden teruggekoppeld op de ziekenhuisserver. Vanuit het mailadres ai-coderen@dhd.nl wordt een korte samenvatting van de resultaten via de mail naar het ziekenhuis verstuurd.

Het output bestand met de resultaten wordt door DHD in de map ‘epd_output’ en in de map ‘latest’ geplaatst. In de map ‘latest’ staat altijd maar één bestand. Dit is tevens de map die door ChipSoft gebruikt wordt om het outputbestand op te halen en in te lezen in de codeermodule.

Het ziekenhuis zorgt er vervolgens voor dat de resultaten van het AI-model ingelezen worden in het EPD.

Het ziekenhuis kan de met het AI-model gecodeerde dagopnamen via de normale route eenmaal per jaar aanleveren aan de LBZ (via mijnDHD).

Infographic stappenplan AI ondersteund coderen dagopnamenmodel versie juli 2025.pdf